Založení nové smlouvy

Tento postup popisuje založení nové smlouvy v modulu Obchod na záložce Smlouvy.

Smlouva je základní obchodní záznam, který propojuje zákazníka s fakturačním nastavením a se souvisejícími kontakty. Údaje ze smlouvy se dále používají v navazujících částech systému a slouží jako podklad pro položky smlouvy, fakturaci a evidenci odpadu. Tento postup pokrývá pouze založení smlouvy a její hlavičky. Doplnění položek smlouvy a generování smluvních dokumentů jsou popsané v samostatných uživatelských postupech.

Obecně

Kdy postup použít

• pokud potřebujete pro zákazníka založit novou smlouvu nebo objednávku,
• pokud připravujete základní obchodní záznam, na který navážete položkami smlouvy,
• před přidáním položek smlouvy a před generováním smluvních dokumentů,
• pokud potřebujete u smlouvy nastavit odlišné fakturační údaje nebo kontakty než u zákazníka.

Předpoklady

Před zahájením si připravte a ověřte:

• oprávnění pro práci s modulem Obchod a se záložkou Smlouvy,
• existujícího zákazníka v systému (pokud neexistuje, lze ho založit ručně, viz Založení nového zákazníka),
• připravenou Řadu smluv (o jejím nastavení je nutné požádat systémového administrátora),
• Provoz dodavatele, pod který smlouva spadá,
• údaje o platnosti smlouvy (Platnost od, případně Platnost do),
• fakturační údaje (fakturační cyklus, řada, způsob úhrady, splatnost), pokud se mají na smlouvě nastavit odlišně od výchozích,
• případné odlišné kontakty pro tuto smlouvu (kontakt na smlouvu, odpovědná osoba, kontakt na fakturu).

Pokud je některá akce v aplikaci šedá nebo nedostupná, může to být způsobeno oprávněním nebo stavem dat.

Výsledek postupu

Po dokončení bude v modulu Obchod → Smlouvy založena nová smlouva se základními obchodními a fakturačními údaji.

Po uložení hlavičky získá smlouva přidělené číslo smlouvy a je připravena pro navazující kroky, zejména pro doplnění položek smlouvy a generování dokumentů (samostatné postupy).

Postup

1. Otevřete modul Obchod a záložku Smlouvy

V hlavním menu aplikace otevřete modul Obchod.

V horní liště modulu přejděte na záložku Smlouvy.

Záložka Smlouvy slouží k zobrazení, zakládání a editaci smluv a jejich položek. Na jednom místě zde najdete všechny potřebné informace ke konkrétní smlouvě a zároveň zde můžete zakládat nové smlouvy.

2. Spusťte založení nové smlouvy

V přehledu smluv klikněte na tlačítko „+1 Smlouva".

Otevře se nové okno smlouvy, které se skládá ze čtyř dílčích záložek:

• Hlavička,
• Položky smlouvy,
• Dokumenty,
• Log změn.

V tomto postupu pracujete pouze se záložkou Hlavička. V záhlaví okna se zobrazuje číslo smlouvy a jméno zákazníka – u nové smlouvy se zobrazí až po uložení údajů na záložce Hlavička.

3. Vyplňte hlavičku smlouvy

Na záložce Hlavička vyplňte základní údaje ke smlouvě.

Typicky nastavte:

• Typ – zpravidla smlouva nebo objednávka,
• Zákazník – volba zákazníka z číselníku,
• Provoz dodavatele – povinný údaj; systém vybere první existující a lze jej změnit na jiný,
• Platnost od, případně Platnost do (Platnost do se obvykle vkládá až po výpovědi smlouvy),
• Stav smlouvy – například Nová, Ke schválení, Schválená,
• Řada smluv – u nové smlouvy je nutné zvolit některou z připravených číselných řad,
• Číslo objednávky zákazníka, pokud je potřeba,
• fakturační nastavení podle potřeby: Fakturační cyklus, Fakturační řada, Způsob úhrady, Splatnost (dny), Text před položkami faktury, Text za položkami faktury,
• Poznámku, pokud je potřeba.

Obsah hlavičky lze uložit až po vyplnění povinných polí. Do vedlejších záložek je možné přejít až po uložení nebo zrušení změn.

4. Podle potřeby nastavte kontakty na smlouvě

Na hlavičce můžete nastavit odlišné kontakty platné pouze pro tuto smlouvu:

• Kontakt na smlouvu,
• Odpovědná osoba,
• Kontakt na fakturu.

Tyto kontakty přetíží výchozí kontakty uvedené u zákazníka a použijí se ve formuláři tištěné smlouvy nebo při odesílání faktur. Vyplňovat je nemusíte, pokud u zákazníka existují výchozí kontakty, které lze použít.

5. Uložte hlavičku smlouvy

Po vyplnění údajů klikněte na Uložit.

Po uložení se v záhlaví okna zobrazí přidělené číslo smlouvy a jméno zákazníka. Teprve poté je možné přejít na další záložky smlouvy a pokračovat navazujícími postupy.

Pokud nejsou vyplněná povinná pole, systém neumožní hlavičku uložit.

Volitelné navazující kroky

6. Nastavte číslo dodatku, rozpočet nebo poznámky

Podle potřeby lze na hlavičce smlouvy doplnit také:

• Číslo dodatku – slouží pro evidenci dodatků smlouvy s vlastní platností od/do,
• Rozpočet – umožňuje evidovat finanční rozpočet přiřazený ke smlouvě a sledovat jeho čerpání v čase (záznamy nesmí mít překrývající se doby platnosti),
• doplňující poznámky ke smlouvě.

Tyto údaje nejsou pro založení smlouvy povinné a doplňují se podle konkrétního obchodního případu.

Časté chyby a upozornění

Smlouvu nelze uložit kvůli nevyplněným povinným polím

Obsah hlavičky je možné uložit až po vyplnění povinných polí. Zkontrolujte, zda máte vyplněný například Zákazník, Provoz dodavatele a Řada smluv, a poté smlouvu uložte.

Nelze přejít na další záložky smlouvy

Do vedlejších záložek (Položky smlouvy, Dokumenty, Log změn) je možné přejít až po uložení nebo zrušení změn na záložce Hlavička. Nejprve tedy hlavičku uložte.

Nelze zvolit Řadu smluv

U nové smlouvy je nutné vybrat některou z připravených číselných řad. Pokud potřebná řada chybí nebo je potřeba upravit její nastavení, požádejte systémového administrátora.

Změna zákazníka po založení smlouvy

Zákazníka je možné na hlavičce editovat, avšak plnou změnu zákazníka umožňuje systém až při vytvoření kopie smlouvy. Pokud potřebujete smlouvu převést na jiného zákazníka, ověřte aktuální chování a případně využijte funkci vytvoření kopie smlouvy.

Tlačítko nebo akce není dostupná

Pokud je ikona nebo akce šedá, není dostupná. Důvodem může být například chybějící oprávnění nebo stav konkrétního záznamu.

Navazující kroky

• pokračujte založením položek smlouvy podle sjednaného rozsahu služeb (samostatný uživatelský postup),
• vygenerujte smluvní dokument a případné další dokumenty (samostatný uživatelský postup).