Založit novou službu v ceníku

Tento uživatelský postup popisuje doplnění nové služby do Ceníku služeb v modulu Obchod.

Služby založené v ceníku se následně používají na smlouvách, položkách smluv, v přepravě, přípravě k fakturaci a dalších navazujících částech systému. Při zakládání služby je proto důležité správně nastavit její název, typ služby, měrnou jednotku, cenu, platnost ceny a případné doplňkové atributy.

Obecně

Kdy postup použít

Postup použijte, pokud potřebujete:

• založit novou službu do existujícího ceníku,
• doplnit službu, která chybí pro konkrétního zákazníka nebo smlouvu,
• připravit službu před založením nové smlouvy,
• doplnit službu, která se má následně používat ve fakturaci,
• doplnit službu s vazbou na odpad, koncovku nebo typ vozidla.

Typické příklady:

• založení služby pro svoz odpadu,
• založení služby pro pronájem nádoby nebo kontejneru,
• založení dopravní služby,
• založení odpadové služby s konkrétním typem odpadu,
• založení paušální služby pro pravidelnou fakturaci.

Předpoklady

Před zahájením si připravte:

• název ceníku, do kterého má být služba doplněna,
• název nové služby,
• typ služby,
• měrnou jednotku,
• cenu bez DPH,
• sazbu DPH,
• datum platnosti ceny od,
• případně datum platnosti ceny do,
• text na fakturu, pokud se má lišit od názvu služby,
• informaci, zda se má služba fakturovat,
• informaci, zda se má služba přenášet do tabletu,
• případné exkluzivity služby:
  • typ odpadu,
  • koncovka,
  • nezahrnout do evidence,
  • typ vozidla.

Pokud služba vzniká kvůli konkrétnímu zákazníkovi, je vhodné mít předem připravené zadání, jak se má služba používat a jaké hodnoty má obsahovat.

Výsledek postupu

Po dokončení bude v Ceníku služeb založená nová služba.

Služba bude mít nastavené:

• zařazení do ceníku,
• název,
• případně kód služby,
• typ služby,
• měrnou jednotku,
• cenu a její platnost,
• sazbu DPH,
• případné fakturační a provozní příznaky,
• případné exkluzivity.

Po uložení bude možné službu použít například při doplnění služby na položku smlouvy.

Postup

1. Otevřete modul Obchod

V hlavním menu aplikace otevřete modul Obchod.

2. Přejděte na záložku Ceník služeb

V modulu Obchod přejděte na záložku Ceník služeb.

Na této záložce se evidují ceníky a jednotlivé služby včetně cen, platností a dalších parametrů.

3. Vyberte ceník

V levé části záložky vyberte ceník, do kterého chcete novou službu doplnit.

Pokud máte v systému více ceníků, vyberte ten, který odpovídá účelu nové služby.

Příklady ceníků:

• Ceník pro obce
• Ceník pro firmy
• Ceník speciální

Konkrétní názvy ceníků záleží na rozhodnutí uživatelů aplikace.

4. Spusťte založení nové služby

Klikněte na tlačítko + Služba.

Otevře se dialog pro založení nové služby.

Pokud tlačítko není dostupné, zkontrolujte, zda je v levé části vybraný ceník a zda máte pro práci s ceníkem odpovídající oprávnění.

5. Vyplňte základní údaje služby

V dialogu nové služby vyplňte základní údaje.

Vyplňte zejména:

• Ceník,
• Název služby,
• případně Kód služby,
• případně Analytický účet,
• případně Text na fakturu,
• případně Poznámka,
• případně Štítky.

Název služby volte tak, aby byl srozumitelný při pozdějším výběru v položce smlouvy a pokrýval celý rozsah dané služby. Např. Svoz 120L, 2xT, Bio

Pokud se má na faktuře zobrazovat jiný text než interní název služby, vyplňte pole Text na fakturu. Pokud pole vyplněné nebude, použije se na faktuře název služby.

6. Vyberte typ služby

V poli Typ služby vyberte odpovídající typ služby.

Typ služby určuje, jak bude služba zařazená a jak se bude dále používat například na smlouvě, v přepravě nebo v přípravě k fakturaci.

Obvyklé typy služeb:

• Pronájem
• Ostatní služby
• Manipulace
• Doprava
• Odpady
• Svoz odpadu
• Prodej materiálů a výrobků
• Výkup

Konkrétní hodnoty typů služeb se mohou lišit podle nastavení systému. Dle zvoleného typu služby jsou k dispozici různé MJ nebo exkluzivity. 

7. Zadejte měrnou jednotku

V poli MJ vyberte měrnou jednotku služby.

Měrná jednotka ovlivňuje výpočet ceny a generování podkladů k fakturaci.

U paušálních služeb zvolte odpovídající paušální jednotku podle toho, jak často se má služba fakturovat.

Příklad:

U výkonových služeb zvolte měrnou jednotku podle toho, jak se má služba počítat nebo evidovat.

8. Nastavte cenu a platnost

Vyplňte cenové údaje služby.

Zadejte zejména:

• Cena bez DPH,
• Sazba DPH (%),
• Platnost od,
• případně Platnost do.

Datum Platnost od nastavte podle toho, od kdy má být cena služby platná.

Pole Platnost do vyplňujte jen tehdy, pokud má být cena časově omezená.

Příklad:

Pokud služba bude mít více cen v různých obdobích, nastavte jednotlivé ceny v čase tak, aby se jejich platnosti nepřekrývaly.

9. Doplňte fakturační a provozní příznaky

Podle potřeby nastavte příznaky:

• Nefakturovat,
• Nepřenášet do tabletu.

Příznak Nefakturovat použijte tehdy, pokud služba nemá vstupovat do přípravy k fakturaci.

Příznak Nepřenášet do tabletu použijte tehdy, pokud služba nemá být viditelná pro řidiče v tabletu.

Pokud se služba má běžně fakturovat a má být dostupná v navazujících provozních procesech, ponechte tyto příznaky nenastavené.

10. Doplňte exkluzivity služby

Pokud je to pro službu relevantní, doplňte exkluzivity.

U odpadových služeb může jít zejména o:

• Typ odpadu,
• Koncovka,
• Nezahrnout do evidence.

U dopravních služeb může jít zejména o:

• Typ vozidla.

Exkluzivity vyplňujte pouze tehdy, pokud mají pro danou službu skutečný význam.

Příklad:

11. Uložte službu

Po vyplnění všech údajů klikněte na Uložit.

Pokud systém upozorní na chybějící nebo chybně vyplněné údaje, doplňte je nebo opravte a uložení zopakujte.

12. Ověřte výsledek

Po uložení ověřte, že se nová služba zobrazuje v přehledu služeb vybraného ceníku.

Pokud službu nevidíte:

• ověřte, že je vybraný správný ceník,
• zkontrolujte, zda není aktivní filtr,
• zkontrolujte datum platnosti cen,
• vyhledejte službu podle části názvu.

Následně nastavte datum platnosti cen na datum, od kterého má být služba použitelná, a ověřte, že se služba zobrazuje se správnou cenou.

Časté chyby a upozornění

Služba je založená ve špatném ceníku

Před uložením věnujte pozornost poli Ceník.

Pokud je služba založená ve špatném ceníku, nemusí být později dostupná tam, kde ji uživatel očekává.

Služba nemá platnou cenu

Služba musí mít platnou cenu k datu, kdy má být použita.

Pokud cena není platná k požadovanému datu, může vzniknout problém při použití služby na smlouvě, při přecenění nebo při fakturaci.

Je zvolená nesprávná měrná jednotka

Měrná jednotka ovlivňuje výpočet ceny a generování podkladů k fakturaci.

Nesprávná měrná jednotka může způsobit chybné množství nebo chybné fakturační chování.

Je zaměněný název služby a text na fakturu

Název služby slouží hlavně pro interní práci v systému.

Text na fakturu je určený pro zákazníka. Pokud má být na faktuře uveden jiný nebo srozumitelnější text, vyplňte pole Text na fakturu.

Je nesprávně nastavený příznak Nefakturovat

Pokud je služba označená jako Nefakturovat, nebude se chovat jako běžná fakturovatelná služba.

Tento příznak nastavujte pouze tehdy, pokud služba skutečně nemá vstupovat do fakturace.

Je nesprávně nastavený příznak Nepřenášet do tabletu

Pokud je služba označená jako Nepřenášet do tabletu, nebude se přenášet řidiči do tabletu.

Tento příznak nastavujte pouze tehdy, pokud služba nemá být v tabletu viditelná.

Služba je založená duplicitně

Pokud se založí více stejných nebo velmi podobných služeb, může být později obtížné vybrat správnou službu na smlouvě nebo při fakturaci.

Při nejistotě je vhodné nejprve vyhledat, zda podobná služba v ceníku již neexistuje.

Navazující kroky

Po doplnění nové služby do ceníku pokračujte podle toho, proč byla služba založena.

Možné navazující kroky:

• přidat službu na položku smlouvy,
• doplnit další chybějící služby do ceníku,
• vrátit se ke kontrole služeb pro daného zákazníka a potvrdit, že již žádná služba nechybí.